Wat is digitaal factureren?

Als een bedrijf andere organisaties vraagt of zij ook digitaal factureren, dan wordt er vaak door die bedrijven instemmend op gereageerd. Maar in de praktijk bedoelen bedrijven voornamelijk het versturen en ontvangen van pdf bestanden via de mail. Dit is wel wat anders dan digitaal factureren, wat ook wel een e-factuur wordt genoemd. Oftewel digitaal factureren is de volgende stap in digitalisering en brengen een grote efficientiecyslag met zich mee. Voordat we verder gaan met de vraag waarom XML, is het misschien verstandig om even wat aandacht te besteden aan de verschillende manieren waarop organisaties facturen versturen. Hier kort een paar manieren: Je hebt, papieren facturen per post, XML factuur versturen, PDF facturen via de e-mail en je hebt ook nog, facturen als pdf en als XML bestand. Een papieren factuur wordt gemaakt, gefrankeerd en verzonden. De factuur wordt na ontvangst door de ontvangen bedrijf handmatig in de computer gezet en betaald. Maar je hebt ook een tweede mogelijkheid en dat is dat je de factuur na ontvangst gaat inscannen met behulp van OCR technologie om het te lezen en te verwerken. Dit wordt ook met ontvangen pdf bestanden gedaan die via de mail worden verzonden, zoals als al eerder staat aangegeven. Ik beide gevallen moet er een vertaalslag worden gemaakt. Wat hiermee bedoeld wordt is, dat de ontvangen factuur moet worden omgezet naar een digitaal leesbaar bestand, zodat het inlezen in het factuur verwerkingssysteem mogelijk wordt. Daarom zijn de andere opties die hiervoor zijn genoemd meer efficiënt en handigere methodes. Je zult nu niet veel zien dat bedrijven digitaal factureren met XML bestanden en die dan zo versturen.

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren wil zeggen, het automatisch uitwisselen van facturen tussen het systeem van de leverancier en de uw eigen bedrijf. Elektronisch factureren, oftewel XML factureren, zorgt ervoor dat je sneller kunt uitwisselen van gegevens, minder fouten en tijd- en kosten besparend. Het is natuurlijk beter voor het milieu. Wat is eigenlijk een XML factuur? XML staat voor extend markup language. Het lijkt een beetje op HTML, maar heeft nuttige structuurkenmerken die ook voor de mens leesbaar en niet alleen maar voor de computer. XML is een open standaard die voor alle gestructureerde bericht uitwisselingen kan worden gebruikt. Een elektronisch factuur moet wel aan een aantal definities doen om gegevens uit te kunnen wisselen tussen organisaties. Daarom zijn er standaarden in het leven geroepen voor XML facturen. UBL, eFactura, SETU en finoice zijn de bekendste. Het zou veel handiger zijn als er maar een standaard was, maar de ene standaard past dan weer beter bij die sector en de andere past dan weer beter bij de andere sector. Dat is ook de reden dat niet iedereen voor dezelfde standaard kiest.  In Nederland is UBL de meest populair, omdat de rijksoverheid verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL standaard. De ontvangen software  kan makkelijk worden uitgebreid met een extra standaard. Digitaal factureren is makkelijker dan je denkt. Het gaat verder dan alleen het scannen van facturen en het herkennen van pdf facturen.